Der Vorstand der Freiwilligen Feuerwehr Klein-Krotzenburg e.V. hat in seiner Sitzung am 16.11.2018 zum Schutz der personenbezogenen Daten seiner Mitglieder und dem Schutz der Daten Dritter die nachfolgende
Datenverarbeitungsrichtlinie
beschlossen, die hier, auf der Homepage des Vereins, zu jedermanns Einsicht veröffentlicht wird.
1. Datenverarbeiter
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Verein Freiwillige Feuerwehr Klein-Krotzenburg e.V. vertreten durch seinen Vorstand, dieser vertreten durch das für Datenschutz und Datensicherheit verantwortliche Vorstandsmitglied Thomas Merget.
2. Zwecke der Verarbeitung
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich und alleine im Rahmen der Zwecke und Aufgaben des Vereins, insbesondere in der
• Mitgliederverwaltung (Verwaltung von Mitgliederangelegenheiten, Zusendung von Informationen, Einzug der Mitgliedsbeiträge, Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Ehrungen)
• Außendarstellung auf der Homepage
• Spendenverwaltung (Buchung der Spendeneingänge, Zusendung von Spendenbescheinigungen, Zusendung von Informationen)
• Kooperationen (Kontakte zu den anderen Institutionen, z.B. befreundeten Vereinen und Verbänden, denen der Verein als Mitglied angehört und der Gemeinde)
• Spendenwerbung
• Kontaktpflege
3. Umfang der gespeicherten Daten
Die von dem Verein gespeicherten Adressdaten enthalten in jedem Datensatz folgende Felder:
• Name
• Adresse
• Geburtsdatum
• Eintrittsdatum
• ggf. Datum der Eheschließung und Name des Ehepartners
• Geburtsort
• Telefonnummer / Mailadresse
• Sterbedatum
• Austrittsdatum
• Vereinsehrungen
Die von dem Verein gespeicherten Zahlungsdaten enthalten in jedem Datensatz folgende Felder:
• Name, Vorname, ggf. Firmenname
• IBAN-Nummer, Zahlungsart
• Datum der Überweisung, Überweisungsbetrag
• Fälligkeitsdatum der Abbuchung, Abbuchungsbetrag
Mitglieder werden ausschließlich und alleine mit ihrem Realnamen geführt. Pseudonymisierungen (Art 4 Nr. 5 DS- GVO) finden nicht statt.
4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Der Verein gibt die gespeicherten und verarbeiteten Daten zu den unter Punkt 2. genannten Zwecke, insbesondere zu Jubiläen weiter an Kreisfeuerwehrverbände, Versicherungen im Schadensfall und die Gemeinde Hainburg, falls dies erforderlich ist. An Mitglieder können Kontaktdaten weitergegeben werden, wenn das dem Vereinszweck dient und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht beeinträchtig sind. Eine Abwägung nach Art. 6 I lit. f) DS- GVO hat in jedem Einzelfall stattzufinden.
5. Auftragsdatenverarbeitung
Der Verein speichert die personenbezogenen Daten auf einem eigenen Server. Dieser Server ist durch Passwörter und SSL-Zertifikate gesichert. Es haben nur Vorstandsmitglieder und zu dem Zweck der Verarbeitung bestimmte Personen Zugriff darauf.
6. Speicherdauer der personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten von Mitgliedern werden bis zu 10 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gespeichert.
Die personenbezogenen Daten Dritter werden gespeichert, solange ein Interesse des Vereins daran besteht oder der Dritte nicht das Löschen der Daten gewünscht hat.
7. Belehrung über Betroffenenrechte
Betroffene Personen können Auskunft über ihre gespeicherten Daten, Berichtigungen, Einschränkung der Verarbeitung („Sperren“) oder Löschung verlangen.
Betroffene Personen haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer Daten. Wenn Mitglieder der Verarbeitung widersprechen oder Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung („Sperren“) der Daten verlangen, kann dies zum Erlöschen der Mitgliedschaft zum Ende des Kalenderjahres führen.
8. Widerrufsrecht der Einwilligung
Betroffene Personen können die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten jederzeit widerrufen. Dieser Widerruf erfolgt schriftlich an den Vereinsvorstand. Die Mitgliedschaft erlischt mit Zugang des Widerrufs an den Verein.
9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Die Beschwerdestelle ist unter https://datenschutz.hessen.de// ersichtlich.